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Veranstaltungen

So verwenden wir Veranstaltungsfotos und -videos für unsere Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Als Immobiliendienstleister des Landes Nordrhein-Westfalen erfüllen wir eine Aufgabe im öffentlichen Interesse. Dazu gehört auch die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Auf der Veranstaltung, die Sie besuchen, machen wir aus diesem Grund Foto- und Videoaufnahmen. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie als Person auf Bildern zu erkennen sind. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich aus Artikel 6e der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und Paragraph 23 des Kunsturhebergesetzes (KunstUrhG).

Welche Aufnahmen machen wir?

Bei unseren Aufnahmen steht die Veranstaltung selbst im Fokus. Das umfasst zum Beispiel die Location, Veranstaltungspunkte wie Reden und Geschenküberreichungen, aber auch den allgemeinen Verlauf und die Atmosphäre der Veranstaltung als solches. Wir nehmen deshalb auch Gruppen- und Gesprächssituationen auf, bei denen Sie als Veranstaltungsteilnehmer abgebildet und möglicherweise zu erkennen sind. Für Aufnahmen, bei denen Sie als Person(en) im Fokus stehen, fragen wir Sie vorher nach Ihrem Einverständnis.

Wofür verwenden wir die Aufnahmen (Zweck der Verarbeitung)?

Aufnahmen von Veranstaltungen verwenden wir für unsere Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Dabei ist die Verwendung der Aufnahmen – insofern sie personenbezogene Daten beinhalten und ohne gesonderte Einwilligung erstellt wurden – auf die Berichterstattung rund um die konkrete Veranstaltung oder deren Kontext (z.B. ein Bauvorhaben) beschränkt. Ein kleiner Prozentsatz der Aufnahmen dient überdies dem Zweck einer zukünftigen, chronologischen Berichterstattung (z.B. Baufeste im Wandel der Zeit).

Werden die Daten an Dritte weitergegeben?

Die Daten werden im Rahmen der Vorbereitung, Erstellung und Verbreitung von Kommunikationsprodukten an externe Dienstleister weitergegeben, z.B. an ein Grafikbüro, eine Druckerei etc. Über entsprechende Datenschutzklauseln im Vertrag oder eine separate Datenschutzvereinbarung mit den Dienstleistern stellt der BLB NRW sicher, dass alle personenbezogenen Daten dort nur solange vorgehalten werden, wie es für die beauftragte Dienstleistung erforderlich ist. Anschließend werden die Daten vom Dienstleister gelöscht.

Wo werden die Aufnahmen veröffentlicht?

Die Daten können im Rahmen der internen Berichterstattung verwendet werden, z.B. in Newslettern, der Mitarbeiterzeitschrift, dem Mitarbeiter-Portal des BLB NRW.

Ebenfalls können die personenbezogenen Daten im Zuge der der externen Kommunikation (z.B. auf der Website, in externen Druck-Publikationen) veröffentlicht werden. Darüber hinaus können sie auf Seiten, die der BLB NRW auf externen Plattformen betreibt, veröffentlicht werden, z.B. auf Facebook oder anderen Sozialen Medien. Der BLB NRW behält dabei die Rechte an Fotos und Videos, hat aber, wie allgemein bekannt, im Internet nur begrenzte Möglichkeiten, einem möglichen Missbrauch technisch vorzubeugen.

Überdies ist eine zweck- und themengebundene Veröffentlichung/Weitergabe von Fotografien, Videos und Texten an Journalisten, Blogger, andere öffentliche Stellen oder gemeinnützige Initiativen möglich, wird aber vom BLB NRW an den o.g. Zweck geknüpft.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden auf einem Dateilaufwerk des BLB NRW gespeichert, auf das die Beschäftigten der Stabsstelle Presse und Kommunikation, der Funktion Öffentlichkeitsarbeit sowie des Bereichs Personalentwicklung (für die Mitarbeiterzeitschrift) im BLB NRW Zugriff haben. Die Dateilaufwerke des BLB NRW befinden sich auf Servern des Landesbetriebs IT.NRW. Die Daten werden somit auf Servern innerhalb von Nordrhein-Westfalen gespeichert.

Wie lange werden die Aufnahmen gespeichert?

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie Sie für ihren Zweck benötigt werden. Das stellt die Stabsstelle Presse und Kommunikation des BLB NRW durch eine jährliche Prüfung sicher. Ausschlaggebend dafür, dass die Daten gelöscht werden, ist, dass die veranstaltungsbezogene Berichterstattung, die Ausgangspunkt der Datenverarbeitung war, als abgeschlossen zu betrachten ist.

Ein kleiner Prozentsatz der Aufnahmen wird vom BLB NRW langfristig gespeichert. Dabei handelt es sich um eine Auswahl von Aufnahmen, die auch zukünftig für eine chronologische Berichterstattung (z.B. Baufeste im Wandel der Zeit) benötigt werden.

Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Aufnahmen von Ihnen?

Sie haben jederzeit das Recht, sich über die Zwecke der Datenverarbeitung zu informieren. Damit Sie von diesem Recht einfach Gebrauch machen können, haben wir dieses Informationsblatt für Sie erstellt. Gerne können Sie für weitere Informationen den Urheber der Datenverarbeitung (z.B. Fotograf/Redakteur/Pressesprecher des BLB NRW) ansprechen. Sollten Sie darüber hinaus oder im Nachgang weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Silke Schenck, Leiterin Presse und Kommunikation beim BLB NRW: Silke.Schenck@blb.nrw.de.

Wenn Sie nicht möchten, dass wir im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Aufnahmen von Ihnen machen, respektieren wir diesen Wunsch natürlich. Bitte geben Sie dann dem Fotografen/Videografen frühzeitig und deutlich einen Hinweis.

Nach Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, von uns eine Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Fotos/Videos personenbezogene Daten von Ihnen beinhalten und die Datenverarbeitung unzulässig ist. Das wäre z.B. dann der Fall, wenn auf der Veranstaltung gegen Ihren erklärten Willen Aufnahmen gemacht werden, auf denen Sie zu identifizieren sind.

Sie haben zudem jederzeit das Recht, sich an die oder den Landesbeauftragte(n) für Datenschutz (§ 60 DSG NRW) zu wenden und von Ihrem Beschwerderecht (§ 29 DSG NRW und Art. 77 EU-DS-GVO) Gebrauch zu machen, wenn Sie das Gefühl haben, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein. Dabei müssen Sie keinen Dienstweg einhalten und haben keinerlei Nachteile oder Konsequenzen zu befürchten, etwa dass sie von zukünftigen Veranstaltungen ausgeschlossen würden. Wenn Sie Fragen oder Grund zur Beschwerde haben, können Sie sich damit auch direkt an unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) im BLB NRW wenden.

Wie erreichen Sie die zuständigen Datenschutzbeauftragten?

Die/den Datenschutzbeauftragte(n) erreichen Sie unter:

Beauftragte(r) für DatenschutzLandesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW
Mercedesstraße 12
40470 Düsseldorf
E-Mail: datenschutzbeauftragte@blb.nrw.de

Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 02 11/384 24-0
Telefax: 02 11/384 24-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

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